Política de privacidad y tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

SMART WEB APPS S.A.S., identificada con NIT 900722922-9, con domicilio en Cali, Colombia, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados mediante este sitio web y sus canales corporativos.

Datos de contacto:

• Dirección: Carrera 100 # 5-169, Torre Pasoancho, piso 6, Cali, Valle del Cauca, Colombia.
• Correo electrónico: [email protected]
• Teléfono: +57 316 026 5311
• Sitio web: https://smartweb.com.co
• Página de contacto: https://smartweb.com.co/contacto/

2. Alcance

Esta política se aplica a los datos personales recolectados mediante:

• El sitio web de SMART WEB APPS S.A.S.
• El formulario de contacto.
• El correo electrónico corporativo.
• Las comunicaciones telefónicas.
• Las solicitudes de cotización, soporte o información.
• Las relaciones comerciales y contractuales con nuestros clientes.

Cuando SMART WEB APPS S.A.S. procese información por cuenta de un cliente como parte de un servicio de desarrollo, alojamiento, soporte o mantenimiento, actuará como encargado del tratamiento. En esos casos, el cliente será responsable de determinar las finalidades y condiciones del tratamiento, de acuerdo con el contrato correspondiente.

3. Información que recolectamos

Podemos recolectar las siguientes categorías de información:

• Nombre y apellidos.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Empresa y cargo, cuando sean proporcionados.
• Tipo de proyecto o servicio solicitado.
• Información incluida en mensajes, consultas y solicitudes de soporte.
• Información necesaria para elaborar propuestas, contratos y facturas.
• Dirección IP, navegador, dispositivo y registros técnicos de acceso.
• Información relacionada con la seguridad y el funcionamiento del sitio.

El titular debe evitar incluir datos sensibles, información confidencial de terceros o datos que no sean necesarios dentro del formulario de contacto.

4. Finalidades del tratamiento

SMART WEB APPS S.A.S. utilizará los datos personales para:

• Responder consultas y solicitudes.
• Contactar a las personas interesadas en nuestros servicios.
• Preparar y enviar cotizaciones o propuestas.
• Gestionar relaciones comerciales y contractuales.
• Prestar servicios de desarrollo web, aplicaciones móviles, consultoría tecnológica, soporte, mantenimiento, comercio electrónico y automatización.
• Brindar soporte técnico y atención al cliente.
• Gestionar facturación, pagos, contabilidad y obligaciones tributarias.
• Mantener la seguridad del sitio y de nuestra infraestructura tecnológica.
• Prevenir accesos no autorizados, fraude, abuso e incidentes de seguridad.
• Analizar y corregir errores técnicos.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales y administrativas.
• Atender solicitudes de autoridades competentes.
• Ejercer o defender derechos en actuaciones administrativas, judiciales o extrajudiciales.
• Conservar evidencia de las autorizaciones y comunicaciones recibidas.

No utilizaremos los datos para finalidades incompatibles con las aquí descritas sin solicitar una nueva autorización cuando sea necesaria.

5. Autorización

Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de datos personales se realizará con la autorización previa, expresa e informada del titular.

La autorización podrá obtenerse mediante el formulario de contacto, correo electrónico, documentos contractuales u otros mecanismos que permitan demostrar que fue otorgada.

El envío voluntario de una consulta autoriza a SMART WEB APPS S.A.S. a utilizar los datos proporcionados para responderla y realizar las gestiones relacionadas con la solicitud.

SMART WEB APPS S.A.S. conservará evidencia de las autorizaciones obtenidas cuando corresponda.

6. Comunicaciones comerciales

SMART WEB APPS S.A.S. solamente enviará promociones, novedades o comunicaciones publicitarias cuando cuente con la autorización correspondiente.

El titular podrá solicitar en cualquier momento que se suspendan estas comunicaciones escribiendo a [email protected].

La cancelación de mensajes comerciales no impedirá el envío de comunicaciones necesarias para prestar un servicio, atender una solicitud, gestionar un contrato, emitir una factura o informar sobre seguridad.

7. Cookies e información técnica

El sitio utiliza tecnologías necesarias para su funcionamiento, seguridad, entrega de contenido y protección frente a tráfico malicioso.

Actualmente, el sitio emplea servicios de Cloudflare para seguridad, rendimiento, entrega de contenido y protección de la dirección de correo publicada.

Estas tecnologías pueden procesar información técnica como:

• Dirección IP.
• Navegador y dispositivo.
• Fecha y hora de acceso.
• Registros de conexión.
• Información necesaria para detectar actividad automatizada o maliciosa.

No hemos identificado en el sitio el uso de cookies publicitarias, herramientas de remarketing ni plataformas externas de analítica.

Si en el futuro se incorporan cookies no esenciales, el sitio informará sus finalidades y permitirá al visitante aceptarlas, rechazarlas o configurarlas antes de su utilización, cuando sea legalmente necesario.

El usuario también puede administrar o eliminar cookies desde la configuración de su navegador.

8. Proveedores y encargados

SMART WEB APPS S.A.S. podrá utilizar proveedores tecnológicos para operar el sitio, administrar las comunicaciones y prestar sus servicios.

Entre ellos se encuentran:

• Cloudflare, para seguridad y entrega de contenido.
• Google Workspace, para la administración del correo electrónico corporativo.
• Proveedores de infraestructura, alojamiento, copias de seguridad y soporte técnico.
• Proveedores contables, tributarios, jurídicos o administrativos, cuando sea necesario.

Estos proveedores solamente podrán tratar la información necesaria para prestar sus servicios y estarán sujetos a obligaciones de confidencialidad, seguridad y protección de datos.

SMART WEB APPS S.A.S. no vende ni alquila datos personales.

La información podrá suministrarse a autoridades administrativas o judiciales cuando exista una obligación legal o una orden válida.

9. Tratamiento internacional

Algunos proveedores tecnológicos pueden almacenar o procesar información fuera de Colombia.

Cuando se realicen transferencias o transmisiones internacionales, SMART WEB APPS S.A.S. adoptará las medidas contractuales, técnicas y organizativas correspondientes y observará las disposiciones de la legislación colombiana sobre protección de datos personales.

10. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas.

Como regla general:

• Las consultas y solicitudes que no generen una relación contractual se conservarán hasta por dos años.
• La información de clientes se conservará durante la relación contractual y posteriormente durante los plazos legales, contables, tributarios o probatorios aplicables.
• Las solicitudes de soporte podrán conservarse hasta por cinco años para mantener antecedentes técnicos y contractuales.
• Los registros técnicos y de seguridad podrán conservarse hasta por doce meses, salvo que deban mantenerse durante más tiempo para investigar un incidente o cumplir una obligación legal.
• Las autorizaciones se conservarán mientras continúe el tratamiento y durante el tiempo necesario para demostrar su cumplimiento.

Cumplidas las finalidades y vencidos los plazos aplicables, la información será eliminada, anonimizada o bloqueada de manera segura.

11. Seguridad

SMART WEB APPS S.A.S. adopta medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, alteración, uso indebido, divulgación o acceso no autorizado.

Estas medidas incluyen, según corresponda:

• Restricción de acceso a la información.
• Controles de autenticación.
• Comunicaciones cifradas.
• Copias de seguridad.
• Actualización y monitoreo de los sistemas.
• Gestión de incidentes de seguridad.
• Obligaciones de confidencialidad.

Ningún sistema de almacenamiento o transmisión por Internet puede garantizar seguridad absoluta. Cuando se identifique un incidente que pueda comprometer datos personales, se aplicarán los procedimientos de respuesta y las notificaciones exigidas por la legislación aplicable.

12. Derechos de los titulares

El titular de los datos personales tiene derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
• Acceder gratuitamente a su información.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando proceda.
• Revocar la autorización cuando no exista una obligación legal o contractual que impida hacerlo.
• Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles.
• Presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite correspondiente ante SMART WEB APPS S.A.S.

La supresión o revocación no procederá cuando la conservación sea necesaria para cumplir una obligación legal o contractual, o para reconocer, ejercer o defender un derecho.

13. Consultas y reclamos

Las consultas, reclamos y solicitudes relacionadas con datos personales deben enviarse a:

Correo: [email protected]
Asunto recomendado: Protección de datos personales

La solicitud debe incluir:

• Nombre completo del titular.
• Descripción clara de la solicitud.
• Correo electrónico o medio para recibir la respuesta.
• Documentos que acrediten la representación, cuando actúe un tercero.
• Documentos que respalden el reclamo, si corresponde.

Las consultas serán atendidas dentro de los diez días hábiles siguientes a su recepción. Si no fuera posible responder dentro de ese plazo, se informará el motivo de la demora y la nueva fecha de respuesta, que no superará los cinco días hábiles siguientes.

Los reclamos completos serán atendidos dentro de los quince días hábiles siguientes a su recepción. Si no fuera posible responder dentro de ese plazo, se informará el motivo y la nueva fecha de respuesta, que no superará los ocho días hábiles siguientes.

Si un reclamo está incompleto, se solicitará al interesado que lo complete dentro de los cinco días hábiles siguientes. Si transcurren dos meses sin recibir la información solicitada, se entenderá que el titular ha desistido del reclamo.

14. Menores y datos sensibles

El sitio corporativo de SMART WEB APPS S.A.S. no está dirigido a niños, niñas o adolescentes y no busca recolectar intencionalmente sus datos personales.

Si identificamos que hemos recibido información de un menor sin la autorización correspondiente, adoptaremos medidas razonables para eliminarla.

SMART WEB APPS S.A.S. tampoco solicita datos sensibles mediante su formulario de contacto. El titular no está obligado a proporcionar esta clase de información.

15. Enlaces externos

El sitio puede contener enlaces a páginas administradas por terceros. SMART WEB APPS S.A.S. no controla sus prácticas de privacidad y esta política no se extiende a esos sitios.

Recomendamos revisar la política de privacidad de cada servicio externo antes de suministrar información personal.

16. Cambios a esta política

SMART WEB APPS S.A.S. podrá modificar esta política como consecuencia de cambios legales, técnicos, operativos o comerciales.

La versión vigente permanecerá publicada en el sitio e indicará la fecha de su última actualización.

Cuando un cambio modifique sustancialmente las finalidades del tratamiento o las condiciones bajo las cuales se obtuvo la autorización, se solicitará una nueva autorización cuando corresponda.

17. Vigencia

Esta política entra en vigor el 9 de agosto de 2026.

Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades aquí descritas, las relaciones contractuales y las obligaciones legales aplicables.

18. Contacto

Para ejercer sus derechos o formular preguntas sobre esta política, puede comunicarse con:

SMART WEB APPS S.A.S.
NIT 900722922-9
Carrera 100 # 5-169, Torre Pasoancho, piso 6
Cali, Valle del Cauca, Colombia
Correo: [email protected]
Teléfono: +57 316 026 5311
Sitio web: https://smartweb.com.co